Reglement vertrouwenspersoon
Functie: vertrouwenspersoon
Het bestuur heeft 1 persoon benoemd die de functie van vertrouwenspersoon voor de vereniging vervult, te weten Willem van der Kooi. De algemene taak van de vertrouwenspersoon is het uitvoeren van een klankbordfunctie, waarbij zowel emotionele als praktische ondersteuning kan worden geboden en daarbij wordt er zorg gedragen voor de eerste opvang van een slachtoffer van ongewenste omgangsvormen.
Wanneer is er sprake van ongewenste omgangsvormen?
Directe of indirecte uitlatingen of handelingen, die tot uiting komen in verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag tegen de betrokkene, dat door deze persoon als ongewenst of ongewild wordt ervaren.
Aangezien ieder voor zich uitmaakt wat hij/zij onder ongewenste omgangsvormen verstaat, bestaan er verschillende opvattingen over wat toelaatbaar is en vaak worden ongewenste omgangsvormen gezien als misbruik van macht. Wat voor de een als grap is bedoeld, kan voor een ander ongewenst zijn. Bepalend is dat het gedrag of de situatie door betrokkene als ongewenst wordt ervaren. In de meeste gevallen heeft de betrokkene gewezen op het hinderlijke en dus ongewenste in het gedrag van de ander(en), ondanks dar de betrokkenen erop zijn gewezen gaan ze door of wordt het herhaald.
Ongewenste omgangsvormen
- Agressie en geweld; Voorvallen waarbij een persoon fysiek of psychisch wordt lastig gevallen, bedreigd of wordt aangevallen.
- Discriminatie; Er wordt onterecht verschil gemaakt in de behandeling van mensen. Zo kan er worden gediscrimineerd op basis van geslacht, godsdienst, handicap, leeftijd, afkomst, huidskleur, ras, burgerlijke staat en seksuele voorkeur.
- Pesten en/of treiteren; Meestal gericht tegen een persoon, waarbij diegene herhaaldelijk en gedurende een langere periode, door een of meerdere negatief wordt bejegend.
- Roddelen en/of negeren; Er wordt op een vervelende manier over een ander gepraat of er wordt geen aandacht besteed als dat wel wordt verwacht.
- Intimidatie; Bedreigingen door wordt en/of gebaar, waarbij angst wordt aangejaagd.
- Seksuele intimidatie; Ongewenst gedrag (zowel handelingen als uitlatingen) van seksuele aard. Het gaat hierbij om het plaatsen van een opmerking van seksuele aard, het ongewenst en hinderlijk aanraken, aandringen op seksuele activiteit en verkrachting.
- Signalen van anderen; Wanneer leden en/of vrijwilligers van de vereniging zaken waarnemen, die hen zorgen baren. Te denken valt aan opmerkingen van leden, of fysieke verschijnselen die wijzen op mishandeling, verwaarlozing of bedreiging in andere situaties dan die binnen de vereniging (thuis, school,werk).Het kan moeilijk zijn om te bepalen of hier actie op moet worden ondernomen.
Slachtoffer van ongewenste omgangsvormen: tot wie kun je je wenden?
- De meest directe weg is om een voorval van ongewenste omgangsvormen te bespreken met de dader. Dit is soms te confronterend of het slachtoffer durft dit niet aan.
- Een andere mogelijkheid zou kunnen zijn om het met de trainer of leider te bespreken om op die manier geen directe confrontatie met de dader aan te gaan.
- Een volgende stap zou kunnen zijn om het bespreekbaar te maken met een bestuurslid, zodat het bestuur zo mogelijk maatregelen kan treffen om het op te lossen. Een mogelijk nadeel hiervan is, dat wellicht het hele bestuur op de hoogte zal zijn en dat is meestal niet de bedoeling.
- De laatste en misschien de meest aanbevelenswaardige stap is om het bespreekbaar te maken met een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan dienen als onafhankelijk klankbord, waarbij klachten ten aanzien van ongewenste omgangsvormen kunnen worden besproken. Waar nodig kan de vertrouwenspersoon deskundig advies uitbrengen of doorverwijzen naar andere externe deskundigen. In verband met het vaak vertrouwelijke karakter van de klacht is het van belang dat er naar zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid wordt gehandeld.
Rol van de vertrouwenspersoon
In eerste instantie heeft de vertrouwenspersoon een klankbordfunctie ofwel biedt een luisterend oor. Daarnaast kan de werkwijze bestaan uit advisering, begeleiding en/of bemiddeling. Het is van belang dat een vertrouwenspersoon de melder, waar mogelijk, stimuleert om zelf oplossingen te bewerkstelligen. De vertrouwenspersoon zal zich professioneel opstellen en daarbij rekening houden met de aard van de melding, het persoonlijke belang en welzijn van de melder, de belangen van mogelijk andere betrokkenen en de belangen van de club.
De vertrouwenspersoon zal de melding van ongewenste omgangsvormen serieus behandelen en geen oordeel geven over de melding. De vertrouwenspersoon doet niet aan waarheidsvinding. De melding zal niet onderzocht worden, maar de vertrouwenspersoon zal de melder uitsluitend ondersteunen en een mogelijke te volgen route aangeven.
Taken van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:
- De vertrouwenspersoon is voor leden, ouders, vrijwilligers en werknemers een onafhankelijk aanspreekpunt voor problemen binnen en eventueel buiten de club die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen.
- De vertrouwenspersoon bemiddelt, beantwoordt vragen, verwijst naar hulpinstanties, onderzoekt indien nodig en registreert.
- De vertrouwenspersoon begeleidt de aangever zo nodig in het verdere verloop van een melding (bijvoorbeeld bij eventuele aangifte bij politie of in contact komen met hulpverleningsinstanties).
- De vertrouwenspersoon behandelt zaken in vertrouwelijke sfeer en zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd.
- De vertrouwenspersoon zal geen stappen ondernemen zonder toestemming van de aangever. Alles zal in overleg met de aangever plaatsvinden, die bepaalt het tempo en de werkwijze. De vertrouwenspersoon brengt alleen met toestemming van betrokkene rapport uit bij het bestuur.
- De vertrouwenspersoon houdt van alle besproken zaken een eenvoudige rapportage bij.
- De vertrouwenspersoon adviseert het bestuur, gevraagd en ongevraagd over zaken betreffende ongewenst gedrag en hoe dit te voorkomen.
Het is van belang dat het bestuur en/of de vrijwilliger de melder te allen tijde op de mogelijkheid wijst om de vertrouwenspersoon in te schakelen. Indien in eerste instantie een bestuurslid of een andere vrijwilligers door de melder wordt benaderd, kan op verzoek van de betrokkende de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld.
Vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon staat voor vertrouwelijkheid en geheimhouding.
Uitsluitend met toestemming van betrokkene kunnen bestuursleden of derden in kennis worden gesteld van de besproken zaken en vindt zonodig verder overleg plaats. Op verzoek van betrokkene kunnen bestuursleden of derden direct of in een later stadium aan het vertrouwensgesprek deelnemen.
Er kan enkel een uitzondering worden gemaakt op de geheimhoudingsplicht bij schriftelijke toestemming van de melder of wanneer er een zeer dringende reden aanwezig is. De dringende reden is aanwezig indien voldaan is aan al de volgende vijf voorwaarden”:
- Alles is in het werk gesteld om de toestemming van de melder te verkrijgen.
- De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding.
- Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen.
- Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of derden ernstige schade en/of gevaar zal opleveren.
- De vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat de doorbreking van de geheimhouding die ernstige schade of het gevaar voor betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.
Registratie
De vertrouwenspersoon registreert de meldingen op anonieme wijze en brengt jaarlijks een verslag uit van zijn of haar werkzaamheden aan het bestuur op een zodanige wijze dat de gegevens niet naar een persoon verwijzen.
